Hallitse aikaa - asiantuntijaneuvoja

Kerromme sinulle hyödyllisimmistä työkaluista kalenterin kanssa, jota Daniel Browne kuvasi - "Energian lähteen" kirjoittaja.

Pareton periaate mainitsee työntäytä koko sille varattu aika. Kalenteri on työkalu ajan budjetointia varten, joten voit selviytyä tehokkaasti kaikista yrityksistä tai projekteista, joihin olet tekemässä. Suunnitellusta ajasta, todennäköisimmin, käytetään työtä. Käytä seuraavia sääntöjä, joiden avulla voit käyttää kalenteriasi:

1. Kalenterin on oltava todellinen kuva siitä, miten aiot käyttää aikaa.

Kaikesta, mikä on sinulle tärkeä, on suunniteltava ja se on tehtävä. Poikkeus voidaan tehdä vain pienille tehtäville, joita käytät vähemmän kuin viisitoista minuuttia.

2. Ota aikaa suunnitella tiettyjä päiviä ja viikkoja varten.

Yksityiskohtainen suunnittelu auttaa sinua säästämäänKeskittyminen siihen, mitä teet tietyllä hetkellä, eikä pääse pois aikataulusta. On parasta suunnitella päivä ennen yötä, kun olet tehnyt työsi ja sinulla on käsitys siitä, mitä pitäisi siirtää huomenna. Suunnitelman tekeminen tai säätäminen aamulla on suositeltavaa vain, jos yöllä luodaan luovia ajatuksia tai muistit kiireellisestä asiasta.

3. Päästä eroon tehtäväluettelosta.

Sinulla on kirjoitettu kaikki, mitä sinun tarvitsee tehdä paperillavapauta pääsi, mutta ongelmana on se, että tapausluettelossasi ei rajoiteta tiettyihin määräaikoihin, minkä vuoksi et tiedä, milloin voit täyttää ne.

4. Käytä hälytyksiä tehtäviin, jotka ovat sidottuja ajankohtana.

Jos sinulla on asioitatiettyyn aikaan kytke hälytys tai signaali, joka muistuttaa heistä. Huolimatta siitä, että hälytykset auttavat pitämään ajan tunteen, on parempi, ettei niitä käytetä tapauksiin, jotka eivät ole aikarajoitettuja, koska jos muistutuksia vastaanotetaan liian usein, lopetat niiden vastaamisen.

5. Ajoittaa ratkaisu tehtäviin, joissa on joustavat määräajat.

Tavallisesti asioita, jotka eivät vaadi heitäsitoutunut tiettyyn aikaan, laittanut listat, usein unohdettu niistä tai siirretty seuraavana päivänä. Lisäämällä ne aikatauluun lisäät todennäköisyyttä ratkaisun löytämisessä. Ottakaa heidät jonkin aikaa, kun todennäköisesti pystyt ratkaisemaan ne.

6. Tee kalenteri paras ystäväsi.

Vaikka käytätkin sähköistä päiväkirjaaAseta hälytykset, ota aika ajoin kalenterisi. Näin voit saada käsityksen tulevasta päivästä. Sinun on tarkasteltava kalenteria vähintään kahdesti päivässä. Parasta kaikesta, jos tarkastelet sitä joka kerta kun päätät seuraavan asian. Poista valmiit tapaukset tai korosta ne väreillä, jotta näet, että heidän työnsä on valmis.

7. Rikkoa suuria tehtäviä pienemmiksi ja suunnitella niiden ratkaisu.

Usein suuria projekteja käytettäessäNäyttää siltä, ​​että mitään ei ole tarpeen suunnitella, koska tiedetään jo, mitä on tehtävä lähipäivinä tai viikkoina. Jos et kuitenkaan ole hyvin järjestäytyneitä, arvioi suunnilleen, mitä teet ja arvioidut aikataulut vaikuttavat tuottavuuteenne, sillä aikataulujen puuttuminen vie sinusta kiireellisyyden tunteen. Älä päästä pois radalta, joka auttaa sinua jakamaan projektin osatehtäviin ja suunnittelemaan ratkaisuja jokaiselle kalenterissa.

8. Älä unohda tarjota taukoja tapausten välillä.

Suunnittelun tärkein kompastuskivi -realismin puute. Kun suunnittelet tehtäviä ottamatta huomioon häiriötilanteita tai taukoja, jotka ovat välttämättömiä siirtymään seuraavaan tapaukseen, saatat menettää keskittymän, päästä pois aikataulusta ja kohdata tarve tavoittaa loput ajan. Ajan mittaan alkaa ajatella, että suunnittelu ei toimi, ja luovat idean tuottavuuden varmistamisesta. Jos tarjoat lepoa, taukoa lounaalle, aika tielle ja häiriötekijöitä, saat realistisen kuvan siitä, mitä sinun on tehtävä ja mitä aikaa käytetään, mikä tarkoittaa, että voit suunnitella päiväsi tehokkaammin.

9. Suunnittele puhelujen ja tulevien kokouksien valmistautuminen.

Sinun on oltava myöhässä kokoukseenkoska et ole antanut tarpeeksi aikaa tielle ja vetokoukun ulkonäölle. Aikataulun valmisteluajan kalenteriin pääset eroon stressistä, jos tarvitset vain selvittää reitin tai etsi puhelinnumero juuri ennen kuin lähdet ulos, kun haluat soittaa asiakkaalle. Suunnittele matkan ajankohta, selvitä tarkka aikataulu liikenteestä ja tarjoa mahdollisuuden kuunnella kahvia matkan varrella.

10. Ajoittaa päivän aikana ennakoimattomia tehtäviä ja olosuhteita.

Kuinka usein asiasi menevät väärin? Joka päivä, kerran viikossa? Varaa aikaa oman aikataulun yllättäviä tilanteita, ja jos ne eivät näy, voit aina käyttää sitä tehdä muuta työtä. Mieti, kuinka paljon aikaa päivisin kuluu suunnittelemattomia puheluja tai taukoja, ja ajoittaa sen oman aikataulun. Todennäköisesti ensimmäinen sinun yliarvioida tai aliarvioida kun haluat, mutta kokemus tarkkuuteen arvioinnin kasvusta.

11. Kehitä suunnitelma.

Heti kun sinulla on uusi tehtävä hetiLaita se aikataulusi mukaan. Jos jostain syystä tämä ei ole mahdollista, ota muistiinpano, älypuhelin, tabletti tai jokin muu laite, jota käytät. Tehtävän välittömän kirjaamisen aikataulu poistaa ensin tarpeen muistaa, mitä sinun tarvitsee tehdä ja toisaalta sulkea pois mahdollisuus, että se pysyy ratkaisemattomana.

Jos haluat seurata säännöllisestipyytää tai järjestää kokouksia, tarjota heille kalenteriaikaa viikon ajan ja lisää sitten kohteita määrättyyn aikaväliin. Esimerkiksi sähköisessä kalenterissa Outlookissa voit sijoittaa nämä kohteet muistiinpanoihin. Paperipäiväkirjassa, jossa ei ole kaikkia kohteita, voit tehdä ne erillisenä listana, joka on sidottu tietyn ajan.

12. Käytä vain yhtä kalenteria työn suunnittelussa ja kaikissa muissa asioissa.

Kun on kyse elämästäsi, työn javapaa-aikaa ei saa jakaa. Nämä alueet elämäsi ovat osoitus siitä, miten voit hallita aikaa. Käyttämällä kaksi kalenteria, olet vaimentavan heidän huomionsa ja vaikeuttaa hallita aikaa.

13. Käytä solutekniikkaa.

Sen periaate on jakaapäivä useita suuria aikavälejä varten. Enimmäistehokkuus on vähintään puolitoista tuntia. Tällaisten solujen määrä voi vaihdella kolmesta kuuteen. Yksinkertaisin on päivä, joka koostuu kolmesta solusta, jotka vastaavat aamu-, ilta- ja ilta-aikoja.

Aikavälit ovat vain saavutusten lohkoja tai aikaa, jolloin teet tärkeimpiä asioita.

Yksi solu ei oleta, että se onvain yksi työtehtävä. Voit aikataulua tälle ajanjaksolle mahdollisista tapauksista. Jos esimerkiksi aamukennon koko on kolme tuntia, voit asettaa siihen neljä 15 minuutin ja kahden tunnin tehtäviä. Yhdistä useita pieniä tehtäviä 30 minuutin lohkoihin tai vielä paremmin laittaa ne kellosoluihin.

Tunne varottavan meitä tekemäänpieniä tehtäviä, sekä edistää muodostumista suuria lohkojen asetetut suunnitelmat ja antaa tunteen siitä, mitä olemme saavuttaneet tavoitteemme. Älä yritä täyttää soluja rutiinilla tai tuottamattomilla tehtävillä. Jos tarvitset paljon aikaa hallinnollisiin asioihin, luo heille erillinen solu. Sinun täytyy olla tuottava, ei kiireinen. Ja älä unohda yhteen jokaisen välin loppua.

Solujen jäsentäminen auttaa sinua hyödyntämään tehokkaimmin suunniteltujen tapausten aikaa. Solussa sinun pitäisi tehdä jotain, mikä on sinulle todella tärkeää.

• 
  solu tai ilta rentoutumiseen;


• 
  solu tai päivämäärä;


• 
  solu tai henkilökohtaiseen kasvuun tai oppimiseen omistettu ilta;


• 
  solu tai lapsiin ja perheeseen omistettu ilta;


• 
  solu viestintään;


• 
  solu työn myöhään;


• 
  solu menemään elokuvateatteriin;


• 
  solu koulutukseen.

14. Käytä vapaa-aikaa viisaasti.

Kun katsot soluja, saat käsityksenkuinka paljon sinulla on vapaa-aikaa. Jokainen viiden työskentelynestosta antaa sinulle kolmesta kuuteen tuntiin vapaa-aikaa. Se on viisitoista tai kolmekymmentä tuntia viikossa. Voit käyttää niitä mihin tahansa: rentoutua, seurustella perheen ja lasten kanssa, ruokailla ravintolassa, katsella elokuvia. Jos lisäät heille viikonlopun (tämä on toinen kolmekymmentäkuusi tuntia, tai vielä kuusi-kaksitoista solua), saat viisikymmentä-seitsemänkymmentäkuusi tuntia vapaa-aikaa viikossa! Tämä on aika toteuttaa erilaisia ​​hankkeita - esimerkiksi vieraan kielen oppimiseen, kirjan kirjoittamiseen jne.

Käytä näitä vinkkejä ja voit pystyäparantavat merkittävästi tuottavuuttaan, pitävät mielenrauhaa, helpottavat heidän elämäänsä ja lisäävät vapaa-aikaa itselleen ja heidän läheisilleen!